Việc lựa chọn phần mềm kế toán ERP phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Dưới đây là 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán ERP cốt lõi giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và đặc thù hoạt động của mình.
Nội dung chính:
1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
Phần mềm kế toán ERP là một module quan trọng trong hệ thống ERP, được thiết kế đặc biệt để quản lý toàn diện các hoạt động tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đây là giải pháp tích hợp cho phép kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau như mua hàng, bán hàng, kho vận, sản xuất vào một hệ thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp phần mềm kế toán ERP từ các nhà cung cấp uy tín trong và ngoài nước, trong đó nổi bật một số phần mềm như phần mềm quản trị SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo và MISA AMIS.
Trước khi hệ thống ERP ra đời, các nghiệp vụ kế toán cơ bản như ghi sổ, lập chứng từ và báo cáo thường được thực hiện tách biệt và độc lập. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và nhu cầu quản lý tài chính ngày càng cao của doanh nghiệp, phần mềm kế toán ERP đã mang đến nhiều ưu điểm vượt trội so với phần mềm kế toán truyền thống trong các khía cạnh sau:
-
Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán: Hệ thống ERP ghi nhận mọi nghiệp vụ kế toán qua các giao dịch trên hệ thống, với mỗi thao tác được phân chia thành cặp bút toán khác nhau, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quy trình hạch toán
-
Khả năng hạch toán tự động: Phần mềm ERP tự động sinh ra các bút toán, giúp kiểm soát dữ liệu qua nhiều tầng phê duyệt, giảm thiếu sai sót và đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính
-
Khả năng tích hợp và trích xuất báo cáo: ERP tích hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận tạo ra các báo cáo tài chính tổng hợp, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách toàn diện và dễ dàng truy vấn dữ liệu có sẵn
-
Bút toán đảo giúp phản ánh chính xác và trung thực hoạt động kinh doanh: Phần mềm ERP không cho phép xóa bút toán đã hạch toán, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và dễ dàng theo dõi sai sót qua bút toán đảo, giúp duy trì độ tin cậy cao với khách hàng và đối tác
Phần mềm kế toán ERP là chìa khóa vàng, mở ra cánh cửa quản lý toàn diện, đồng bộ và hiệu quả trong một hệ thống duy nhất
2. 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Với sự đa dạng của các phần mềm ERP trong kế toán trên thị trường hiện nay, việc lựa chọn được giải pháp phù hợp đóng vai trò quyết định đến hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 tiêu chí cốt lõi giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt khi lựa chọn phần mềm kế toán ERP.
2.1. Giao diện trực quan, dễ sử dụng
Giao diện là yếu tố đầu tiên và quan trọng quyết định trải nghiệm người dùng. Một giao diện phức tạp, khó hiểu không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn gây tâm lý e ngại cho người sử dụng, đặc biệt là những người mới tiếp cận với hệ thống ERP.
GIao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và làm quen với phần mềm, giảm thời gian đào tạo và chi phí triển khai. Các thao tác được bố trí logic, menu điều hướng rõ ràng và các biểu mẫu được thiết kế theo thói quen sử dụng sẽ giúp kế toán viên thao tác nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Phần mềm kế toán ERP với giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng truy cập vào các chức năng cần thiết, từ đó tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc
2.2. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán tài chính và quản trị
Phần mềm cần đáp ứng toàn diện các nghiệp vụ từ kế toán tài chính đến quản trị, phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Một phần mềm ERP hoàn chỉnh phải tích hợp đầy đủ các module như quản lý tiền mặt, tiền gửi, hàng hóa, công nợ, tài sản cố định,… Đồng thời, cần có các tính năng phân tích chuyên sâu phục vụ công tác quản trị như: phân tích chi phí, dự báo dòng tiền, đánh giá hiệu quả đầu tư.
2.3. Cập nhật liên tục theo quy định Nhà nước
Việc tuân thủ các quy định về kế toán, thuế là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Phần mềm cần được cập nhật kịp thời theo các thay đổi của chính sách.
Nhà cung cấp phải đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật theo các thông tư, nghị định mới về kế toán, từ hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ đến cách thức lập báo cáo tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro về pháp lý.
2.4. Đảm bảo uy tín từ nhà cung cấp giàu kinh nghiệm
Uy tín nhà cung cấp không chỉ đảm bảo về chất lượng phần mềm mà còn về dịch vụ hỗ trợ, bảo trì và phát triển lâu dài. Cụ thể, những nhà cung cấp uy tín sẽ có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, hệ thống hỗ trợ 24/7 và cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp. Điều này đảm bảo phần mềm luôn hoạt động ổn định và được nâng cấp thường xuyên.
2.5. Khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác
Khả năng tích hợp linh hoạt giúp phần mềm kế toán ERP kết nối mượt mà với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, từ đó tạo sự đồng bộ trong quy trình và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, việc tích hợp phần mềm kế toán với các hệ thống như bán hàng, kho hay nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
Một hệ thống ERP được đầu tư bài bản chính là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời đại số hóa. Với 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán ERP đã nêu, hy vọng bạn sẽ đưa ra những quyết định thông minh và chiến lược để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.
